Bien planifier son assemblée générale
Syndicats de copropriété, découvrez, dans ce petite guide, 5 astuces pour vous aider dans la planification de votre assemblée générale annuelle.
L'assemblée générale annuelle en copropriété : un événement majeur
L’assemblée générale annuelle permet aux copropriétés de prendre des décisions importantes qui auront un impact sur la vie et les finances de l'ensemble des copropriétaires de l'immeuble.
Le syndicat de copropriété a la mission de s’occuper de la convocation et de la tenue de l'assemblée générale de la copropriété. Il doit aussi prendre en charge l’exécution des décisions votées lors de l'assemblée générale annuelle.
1. Rassemblez et révisez d'abord tous les documents et informations nécessaires à l'assemblée générale
2. Planifiez un délai résonnable pour annoncer la date et l'ordre du jour à vos copropriétaires
L’assemblée générale d'une copropriété se tient au moins une fois par an.
Le choix de la date doit être judicieux car cela impactera positivement le taux de participation.
Le choix d'une salle confortable, soit spacieuse et climatisée, est aussi recommandé.
Quand envoyer l'avis de convovation
L'avis de convocation, quand à lui, doit être envoyé à tous les copropriétaires au moins 10 jours à l’avance mais pas plus de 45 jours précédant la date de l’assemblée générale.
L'avis de convocation doit énoncer les éléments suivants :
- la date;
- l'heure;
- le lieu;
- l'ordre du jour;
- la liste des documents à joindre.
3. Rédigez un ordre du jour comprenant tous les essentiels requis
Au minimum, assurez-vous que votre ordre du jour doit énumèrent bien ces points :
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Quorum et ouverture de l’assemblée générale;
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Élection des officiers d'assemblée;
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Lecture de l’ordre du jour;
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Rapport du conseil d’administration;
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Présentation des états financiers de l'exercice financier;
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Présentation du budget prévisionnel pour fins de consultation;
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Approbation (le cas échéant) des travaux d’amélioration, de transformation ou d’agrandissement des parties communes;
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Approbation (le cas échéant) de toute modification à la déclaration de copropriété;
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Approbation (le cas échéant) de tout acte d'acquisition ou d’aliénation immobilière par le syndicat;
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Élection des administrateurs: a) Lecture des causes d'inhabilité, b) Présentation des candidats, c) Vote, d) Acceptation de leur charge;
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Sujets divers;
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Levée de l’assemblée générale.
4. Assurez-vous d'acheminer tous les documents à joindre à l'avance à vos copropriétaires
- L'ordre du jour;
- Le bilan financier;
- L'état des résultats;
- L'état des dettes et créances;
- Le budget prévisionnel;
- Tout projet ou modification à la déclaration de copropriété;
- Une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé ou travaux projetés.
5. Lors de l'assemblée générale, n'oubliez pas de concevoir le procès-verbal des délibérations (c'est la loi!)
Le procès-verbal des délibérations doit être établi après chaque assemblée. Celui-ci devra être transmis aux copropriétaires et ce, dans les 30 jours suivants l’assemblée. À noter que le procès-verbal ne constitue pas la transcription fidèle de tout ce qui s’est discuté. Il a comme seul objet de divulguer les délibérations et les résultats de chacun des votes. Il s’agit simplement d’un document officiel attestant les conclusions de l’assemblée.
